A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma das obrigações acessórias do SPED. Nela, empresas e outras entidades informam à Receita Federal as retenções de tributos feitas na fonte e algumas contribuições previdenciárias que não vêm da folha de pagamento. Se o eSocial registra o que acontece com os trabalhadores, a EFD-Reinf registra o restante: serviços tomados e prestados, pagamentos a pessoas físicas e jurídicas e receitas específicas sujeitas à tributação previdenciária.
Para que serve a EFD-Reinf
A EFD-Reinf existe para dar ao Fisco, todo mês e de forma estruturada, informações que antes ficavam espalhadas em várias declarações. Na prática, ela cumpre três papéis:
- Informar retenções na fonte: INSS retido na contratação de serviços com cessão de mão de obra ou empreitada, além de IRRF, PIS/Pasep, Cofins e CSLL retidos em pagamentos a terceiros.
- Informar contribuições sem vínculo com a folha: como a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e as contribuições ligadas à comercialização e à aquisição de produção rural.
- Alimentar a DCTFWeb: os valores enviados na EFD-Reinf, junto com os do eSocial, são consolidados na DCTFWeb, que apura os débitos e gera a guia de pagamento.
A EFD-Reinf e o fim da DIRF
A principal mudança recente foi a substituição da DIRF. As retenções de IRRF, PIS/Pasep, Cofins e CSLL passaram a ser informadas mês a mês nos eventos da série R-4000 da EFD-Reinf. Os rendimentos do trabalho ficaram com o eSocial. A Receita Federal adiou essa transição algumas vezes: a DIRF foi exigida pela última vez para o ano-calendário de 2024, e os fatos geradores a partir de janeiro de 2025 já seguem o novo modelo.
O efeito para o escritório contábil é direto. Uma informação que era consolidada uma vez por ano agora precisa estar correta todo mês. Um erro no cadastro de um fornecedor ou no enquadramento de um serviço já não espera até fevereiro para aparecer: ele afeta a apuração do próprio mês.
Quem precisa entregar
A obrigatoriedade depende das operações da empresa, não só do regime tributário. Em geral, estão obrigados, entre outros:
- quem contrata ou presta serviços com cessão de mão de obra ou empreitada sujeitos à retenção de contribuição previdenciária;
- quem faz pagamentos sujeitos à retenção na fonte de IR, CSLL, PIS/Pasep ou Cofins;
- empresas que recolhem a CPRB (desoneração da folha);
- produtores rurais pessoa jurídica, agroindústrias e adquirentes de produção rural, nas hipóteses previstas;
- associações desportivas que mantêm equipe de futebol profissional e empresas que repassam recursos a elas.
Empresas do Simples Nacional também podem estar obrigadas, por exemplo quando contratam serviços com retenção ou quando pagam rendimentos sujeitos a IRRF. As regras de dispensa e as situações de "sem movimento" mudam com a legislação, então confirme o enquadramento de cada cliente com o contador responsável e na documentação vigente da Receita Federal.
Prazo de entrega
A EFD-Reinf é mensal. A regra geral é transmitir até o dia 15 do mês seguinte ao dos fatos geradores. Se o dia 15 cair em dia não útil, o prazo é antecipado para o dia útil anterior. Como a DCTFWeb depende dessas informações, atrasar a Reinf costuma atrasar também o fechamento da apuração e a emissão da guia.
Principais eventos da EFD-Reinf
A EFD-Reinf é enviada em eventos, cada um com um tipo de informação. Os mais comuns na rotina de escritórios e PMEs são:
Eventos de tabela
- R-1000: informações do contribuinte. É o primeiro evento a ser enviado e, sem ele, os eventos periódicos são rejeitados.
- R-1070: processos administrativos ou judiciais que suspendem a exigibilidade de tributos.
Série R-2000 (contribuições previdenciárias)
- R-2010: retenção de contribuição previdenciária sobre serviços tomados.
- R-2020: retenção de contribuição previdenciária sobre serviços prestados.
- R-2055: aquisição de produção rural.
- R-2060: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).
- R-2099: fechamento dos eventos periódicos da série R-2000.
Série R-4000 (retenções de IR, PIS/Pasep, Cofins e CSLL)
- R-4010: pagamentos ou créditos a beneficiário pessoa física.
- R-4020: pagamentos ou créditos a beneficiário pessoa jurídica.
- R-4040: pagamentos a beneficiários não identificados.
- R-4080: retenção no recebimento.
- R-4099: fechamento ou reabertura dos eventos da série R-4000.
Sem os eventos de fechamento (R-2099 e R-4099), a DCTFWeb não recebe as informações daquele período. Esquecer o fechamento é uma das causas mais comuns de apuração travada no fim do mês.
Erros comuns e como evitar
- Dados que não conferem entre sistemas: a nota fiscal de serviço mostra uma retenção, o financeiro registra outro valor e a Reinf recebe um terceiro. Quando fiscal, financeiro e obrigações ficam em sistemas separados, essa divergência é quase certa.
- Cadastro incompleto de fornecedores: CNPJ, natureza do rendimento e tipo de serviço mal cadastrados levam a eventos rejeitados ou a retenções informadas de forma errada.
- Esquecer o fechamento: enviar os eventos periódicos sem o R-2099 ou o R-4099 deixa a DCTFWeb incompleta.
- Deixar tudo para o dia 15: rejeições de validação levam tempo para corrigir. Transmitir com antecedência dá margem para ajustes.
A entrega fora do prazo ou com informações incorretas pode gerar multa. Os valores e critérios variam conforme a situação do contribuinte, então verifique a legislação vigente com seu contador.
EFD-Reinf na prática com um sistema integrado
A EFD-Reinf fica muito mais simples quando a informação nasce no lugar certo e não é redigitada. No Flua, as notas fiscais de serviço, o contas a pagar e o módulo fiscal compartilham a mesma base. Assim, a retenção registrada na nota é a mesma que chega ao financeiro e às obrigações acessórias, incluindo a EFD-Reinf e a DCTFWeb. Para o escritório contábil, isso significa menos conciliação manual entre sistemas e mais tempo para revisar o que realmente importa. Conheça todos os módulos do Flua, do caixa ao SPED.